Welche Ausbildungsinhalte erlernt man als Sekretärin während der Ausbildung?
Für den Job als Sekretärin ist keine Ausbildung vorgesehen. Dennoch sind kaufmännische
Kenntnisse erforderlich. Verschiedene Ausbildungen und Berufsfelder bieten dafür die beste
Basis. Dazu gehören die Ausbildungen zur Kauffrau für Büromanagement, zur
Industriekauffrau und zur Kauffrau für Marketingkommunikation. Die Ausbildung zur
Kauffrau für Büromanagement ist dabei die gängigste Variante. Entscheiden Sie sich für eine
Weiterbildung zur geprüften Sekretärin, treffen Sie auf alle Bereiche des Büro- und
Assistenzmanagements:
- Sekretariatskunde
- Textformulierung
- EDV
- Protokollführung
- Brief- und Präsentationsgestaltung
- digitale Verwaltung und Dokumentation
Welchen Umfang die Weiterbildung zur Sekretärin hat, hängt vom Anbieter und den
gewählten Themen ab.
Welche Aufgaben hat eine Sekretärin?
Im Job als Sekretärin geht es um allgemeine Büro- und Verwaltungsarbeiten. Die
Sekretärin übernimmt die telefonische und schriftliche Kommunikation. Zu Ihren Aufgaben
gehören zudem die Organisation von Terminen und die Vorbereitung von Präsentationen
und Geschäftsreisen. Die Sekretärin arbeitet verschiedenen Fachabteilungen und deren
Vorgesetzten zu. Sie bildet die Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, den
Mitarbeitenden und den Kunden.
Warum sollte man Sekretärin werden?
Der Job als Sekretärin ist besonders abwechslungsreich. Ob im Kundenkontakt oder auf
Konferenzen: Die Sekretärin trifft auf viele unterschiedliche Menschen und ist stets eine
wichtige Ansprechpartnerin. Wenn Sie also gerne mit anderen kommunizieren,
Organisationstalent mitbringen und verwaltende Tätigkeiten übernehmen können, ist der
Job als Sekretärin der richtige für Sie.
Wo kann man als Sekretärin arbeiten?
Die Sekretärin ist in unterschiedlichen Branchen zu finden. Sie arbeitet in Unternehmen
aller Wirtschaftsbereiche, in der öffentlichen Verwaltung und bei Verbänden und
Organisationen.
Wie bewerbe ich mich als Sekretärin?
Im Job als Sekretärin ist ein angemessener Ausdruck in Wort und Schrift unbedingt
notwendig. Diese Eigenschaften lassen sich bereits mit einem guten Anschreiben unter
Beweis stellen. Haben Sie keine Weiterbildung zur Sekretärin absolviert, sollten Sie Ihre
Berufserfahrungen aus der Organisation und der Verwaltung benennen. Ein seriöses
Bewerbungsbild, ein lückenloser Lebenslauf, Zeugnisse und Zertifikate dürfen ebenfalls nicht
fehlen.
Welche Arbeitszeiten hat eine Sekretärin?
Die Erreichbarkeit der Sekretärin ist für die Kunden sowie die Vorgesetzten im
Unternehmen besonders wichtig. Üblicherweise arbeitet eine Sekretärin zu den gängigen
Bürozeiten zwischen 7:00 und 18:00 Uhr. Je nach Auftragslage und Branche können diese
Zeiten variieren und bis in die späten Abendstunden andauern.
Welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es für die Sekretärin?
Für den Job als Sekretärin ist das Anpassen an neueste Entwicklungen besonders wichtig.
Gerade im EDV-Bereich trifft die Sekretärin auf moderne Technik und Angebote der
Digitalisierung. Um Kenntnisse zu vertiefen und zu erweitern, bieten sich
Anpassungsweiterbildungen an.
- Bürokommunikation
- Rechnungswesen
- EDV-Anwendungen
- Gesprächsführung
- Korrespondenz
- Präsentations- und Businessprogramme
Mit einer Aufstiegsweiterbildung eröffnen sich der Sekretärin neue Karrierewege. Denn
mit zusätzlichen Qualifikationen lassen sich neue Verantwortungsbereiche übernehmen.
Dazu gehört zum Beispiel die Weiterbildung zur Betriebswirtin für Kommunikation und
Büromanagement. Mit einem grundständigen Studium im Studienfach Dienstleistungs- und
Servicemanagement sind weitere Karriereziele möglich.
Was macht eine Sekretärin in der Praxis?
Die Sekretärin hat einen vielseitigen Aufgabenbereich. Dieser unterteilt sich in
organisatorische und verwaltende Tätigkeitsfelder. Die Sekretärin ist Ansprechpartner für
Mitarbeitende, Kunden und Vorgesetzte. Dazu gehört der Telefonverkehr. Sie nimmt
Telefonate an und leitet Anrufer an den Ansprechpartner weiter. Sie ruft bei Kunden an,
organisiert Geschäftsreisen und plant Termine. Die Sekretärin übernimmt bei Meetings die
Protokollführung und schreibt nach Bedarf das Protokoll am Computer ab und macht es für
Mitarbeitende zugänglich.
Zum Aufgabenbereich der Sekretärin gehört die Aktenführung. Das richtige Abheften
und die Pflege von Stammdaten gehören zu den alltäglichen Tätigkeiten. Des Weiteren
übernimmt die Sekretärin Kostenabrechnungen und die Buchhaltung. Der Aufgabenbereich
der Sekretärin kann sich um zusätzliche Tätigkeiten erweitern, zu denen unter anderem
Übersetzungen und die Gestaltung von Präsentationen mithilfe spezifischer Programme
gehören.
