Veranstaltungskaufmann Aufgaben und Tätigkeiten

Welche Aufgaben und Tätigkeiten hat ein Veranstaltungskaufmann?

Der Veranstaltungskaufmann kommt immer dann zum Einsatz, wenn ein Kunde ein größeres Event plant. Im Beratungsgespräch informiert sich der Fachmann über die Wünsche und Preisvorstellungen. Diese spielen bei der Eventplanung eine grundlegende Rolle. Ist das Konzept geschrieben und vom Kunden genehmigt, kontaktiert der Veranstaltungskaufmann die Akteure, organisiert die Technik und erstellt den kompletten Ablaufplan. Auch während der Veranstaltung ist der Veranstaltungskaufmann immer anwesend.

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Welche Aufgaben und Tätigkeiten hat ein Veranstaltungskaufmann im Einzelnen?

Das Betätigungsfeld von Veranstaltungskaufleuten ist höchst vielseitig. Das liegt vor allem daran, dass jedes Event seinen individuellen Charakter hat. Konzerte benötigen zum Beispiel eine andere Organisation als Messen. Die Kundschaft des Theaters muss der Veranstaltungskaufmann etwas anders ansprechen als die Besucher eines Kongresses. Das Marketingkonzept einer bevorstehenden Veranstaltung ist mindestens genauso wichtig wie das Event selbst. Nur wer Flyer, Homepages und Plakate zielgruppengerecht umsetzt, bringt dem Kunden den erhofften Erfolg ein. Deshalb steht vor jeder Eventplanung ein ausführliches Beratungsgespräch an. In diesem sammelt der Veranstaltungskaufmann alle Informationen, die er für die Erstellung eines Konzepts braucht. Danach macht er sich an die Arbeit und kontaktiert die Akteure, holt sich die notwendigen Genehmigungen ein, kalkuliert die Kosten und organisiert die Technik. Außerdem schätzt er die Besucherzahl ein und veranlasst darauf basierend Toilettenhäuser, Sicherheitspersonal und Ähnliches. Das gesamte Team hält sich während der Veranstaltung an den ausgearbeiteten Ablaufplan. Wenn Fragen auftreten, beantwortet der Veranstaltungskaufmann diese vor Ort.

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