Welche Aufgaben hat ein Veranstaltungskaufmann?
Der Arbeitsalltag eines Veranstaltungskaufmanns ist abwechslungsreich. Mal arbeitet er
im Büro, mal ist er auf einer Messe unterwegs und mal steht er im Freien auf einer Open-Air-
Veranstaltung. Selbst in Fernsehstudios ist der Veranstaltungskaufmann ein wichtiges Crew-
Mitglied. Folglich lässt sich sein Tätigkeitsspektrum gar nicht so leicht definieren.
Im Grunde genommen ist er für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
zuständig. Bevor es so weit ist, entwickelt er ein zielgruppengerechtes Konzept. Abhängig
von der Art der Veranstaltung (Messe, Kongress, Konzert, Ausstellung oder Ähnliches)
schätzt er die Veranstaltungsrisiken ein und kalkuliert die Kosten. Diese Informationen fasst
er zu einem Leistungsangebot zusammen, das er dem Kunden vorlegt. Ist der Kunde
einverstanden, geht es an die Umsetzung. Während der gesamten Veranstaltung ist der
Veranstaltungskaufmann der erste Ansprechpartner des Kunden. So behält er stets den
Überblick über den Ablauf und über die Regiepläne. Nach dem Event führt der Fachmann
eine Erfolgskontrolle durch und erstellt die Abrechnung.
Warum sollte man Veranstaltungskaufmann werden?
Das Veranstaltungsmarketing boomt. Deshalb steht es um die Auftragslage von
Veranstaltungskaufleuten sehr gut. Je mehr Erfahrung ein Bewerber mitbringt, desto besser
sind die Chancen auf einen Ausbildungsplatz. Mit einem Abitur haben Sie besonders gute
Chancen. Wer nach der Lehre immer noch nicht vom Lernen genug hat, kann im Anschluss
noch ein einschlägiges Studium absolvieren.
Wo kann man als Veranstaltungskaufmann arbeiten?
Veranstaltungskaufleute sind in der Filmwirtschaft, in Privathaushalten, auf Messen und
Kongressen sowie in Rundfunkanstalten im Einsatz. Vor allem der Sektor Kunst und Kultur
profitiert enorm von den Fähigkeiten des Fachmanns.
Wie bewerbe ich mich als Veranstaltungskaufmann?
Eine klassische Bewerbung enthält einen Lebenslauf, ein Anschreiben und das
berufsqualifizierende Abschlusszeugnis. Wer sich beruflich schon etwas weitergebildet hat,
kann den Unterlagen die Zertifikate von vertiefenden Seminaren beilegen.
Beachten Sie, dass Sie möglichst keine Originale herausschicken. Die Kopien der Zeugnisse
reichen in der Regel aus.
Welche Arbeitszeiten hat ein Veranstaltungskaufmann?
Veranstaltungskaufleute pendeln regelmäßig zwischen dem Büro, Konzerthallen,
Fernsehstudios und Theatern. Das kann teilweise zulasten der Work-Life-Balance gehen. Wer
seinen Job liebt, kann stressige Tage meistens gut kompensieren. Die Organisation der
Events und der Kontakt zu vielen verschiedenen Leuten machen eben auch Spaß. Geregelte
Arbeitszeiten sind in diesem Job nicht üblich. Wenn die Auftragslage gut ist, sind
Wochenenddienste und die Arbeit bis spät in die Nacht die Regel. Dafür kann der
Veranstaltungskaufmann meistens selbst entscheiden, wie viele Aufträge er annimmt und
wann er Urlaub macht. Das gleicht das erhöhte Stresslevel sehr gut aus.
Welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es für den Veranstaltungskaufmann?
Viele wollen nach der abgeschlossenen Lehre zum Veranstaltungskaufmann die
Karriereleiter weiter hinaufsteigen. Dazu sind weiterführende Fortbildungen unabdinglich.
Sie sind der Grundstein für eine Fach- oder Führungskarriere. Denkbare Weiterbildungen
sind zum Beispiel die Qualifikationen zum Fachwirt für Veranstaltungen, zum Betriebswirt
für Event-Management oder ein Studium im Bereich Event-Management.
Was macht ein Veranstaltungskaufmann in der Praxis?
Veranstaltungskaufleute sind immer in Bewegung. Wenn Sie nicht gerade am
Schreibtisch den Kostenplan für eine Veranstaltung aufstellen, sind sie vielleicht gerade bei
einem Kunden vor Ort. Mit ihm klärt der Fachmann das bevorstehende Event. Das schließt
zuallererst eine ausgiebige Beratung ein. Wenn eine Idee ausgearbeitet ist, macht sich der
Veranstaltungskaufmann an die Organisation. Dabei behält er stets die Zielgruppe im Blick
und beachtet die Besucherzahl sowie die Gegebenheiten des Veranstaltungsortes. Im
Anschluss kontaktiert er die Künstler, Architekten, Designer, Techniker, Produzenten und
Agenten. Mit ihnen geht er den Zeitplan und die anstehenden Arbeiten durch. Welche
Unterstützung er im Endeffekt in Anspruch nimmt, ist von der Art der Veranstaltung
abhängig. Außerdem muss er sich noch die Genehmigung der Stadt einholen. Fragen zur
Sicherheit, zur Infrastruktur, zu den Toiletten und zu Parkplätzen sind vorab zu klären.
Am Tag der Veranstaltung setzt der Veranstaltungsfachmann die Ablauf- und Regiepläne um.
Er koordiniert das Team und überwacht die Organisationsabläufe. Damit Konzerte, Messen,
Theaterstücke und Open-Air-Veranstaltungen erfolgreich sind, erarbeitet der
Veranstaltungskaufmann auch das Marketingkonzept. Das schließt die Erstellung von
Werbematerialien wie Plakaten, Flyern, Werbebroschüren und Ähnlichem ein.
