Welche Aufgaben und Tätigkeiten hat eine Hotelkauffrau?
Hotelkaufleute übernehmen die Koordination des Übernachtungs-, Restaurant-, Küchen- und Lagerbetriebs. In jedem dieser Bereiche können sie mitarbeiten. Die Hauptaufgabe liegt allerdings im kaufmännischen Bereich, was die Organisation, das Rechnungswesen, den Einkauf und das Personalwesen einschließt.
Welche Aufgaben und Tätigkeiten hat eine Hotelkauffrau im Einzelnen?
Wer in so vielen Funktionsbereichen arbeiten kann, darf sich über einen abwechslungsreichen Arbeitsalltag freuen. Mithilfe ihres Planungstalents und ihren kommunikativen Fähigkeiten schafft es die Hotelkauffrau, den Überblick über die zahlreichen Termine zu behalten. Am Telefon bespricht sie mit Kunden die Belegung eines Konferenzraums und unterbreitet die Möglichkeit einer Übernachtung. Per E-Mail wickelt sie Terminvorschläge ab und schickt Angebote heraus.
Im Anschluss macht sich die Fachfrau daran, den Personaleinsatz für das bevorstehende Event zu planen. Für eine zweitägige Konferenz muss beispielsweise der Empfang von 400 Gästen vorbereitet werden. Folglich trägt die Hotelkauffrau viel Verantwortung. Die Konferenz-Gastgeber verlassen sich auf die Expertin. Für sie macht die Hotelkauffrau den Eintrag im Terminkalender und aktualisiert die Belegungspläne. Gleichzeitig erfragt sie die Kundenwünsche, erstellt eine vorläufige Menüabfolge und bespricht die Details mit dem Küchenchef. Im Anschluss steht die Berechnung des Lebensmittelbedarfs und die Angebotserstellung an. Wenn der Kunde einverstanden ist, verfasst die Hotelkauffrau die Rechnung und beginnt mit der Organisation.
Damit die Gäste sich rundum zufrieden fühlen, prüft die Hotelkauffrau regelmäßig die Lagerbestände, berechnet den Bedarf und bestellt neue Ware. Daneben kümmert sie sich um die Ausstattung der Zimmer – Handtücher und Badezimmer-Artikel sollen für jeden Gast bereitliegen. Außerdem weist sie das neue Küchen- und Reinigungspersonal ein und erstellt die Dienstpläne für die kommenden Wochen. Im Büro überwacht die Hotelkauffrau die Zahlungsvorgänge und betreibt die Marktanalyse. Sie ermittelt die Bedürfnisse der Gäste, schaut nach aktuellen Trends und sucht nach attraktiven Möglichkeiten, das Hotel optimal zu repräsentieren.